TL;DR

Seit dem 2. August 2026 gelten Transparenzpflichten für bestimmte KI-Anwendungen. Die Vorgaben zur KI-Kompetenz gelten seit Februar 2025. Für Hochrisiko-KI nach Anhang III, etwa bestimmte Systeme zur Bewerberauswahl, nennt der offizielle EU-Zeitplan den 2. Dezember 2027.

Im Betrieb fängt die Arbeit mit einer einfachen Frage an. Wo ist KI heute schon im Einsatz? Wer das weiß, kann die passenden Regeln und Schulungen festlegen.

Was schon gilt und was später kommt

  1. Transparenz hängt vom Einsatz ab. Bei direktem Kontakt mit KI müssen Nutzer grundsätzlich darüber informiert werden, sofern die Interaktion mit KI ohnehin nicht offensichtlich ist. Für Deepfakes und bestimmte Texte, die die Öffentlichkeit über Angelegenheiten von öffentlichem Interesse informieren, gelten eigene Offenlegungspflichten. Maßgeblich ist Artikel 50.

  2. Bewerberauswahl hat eine eigene Frist. Systeme, die Bewerbungen analysieren, filtern oder Bewerber bewerten sollen, fallen grundsätzlich in den Bereich von Anhang III. Klären Sie mit Ihrem Anbieter, wie Ihr konkreter Einsatz eingestuft ist und welche Unterlagen und Aufsicht dafür vorgesehen sind.

  3. KI-Kompetenz gehört zum Einsatz. Artikel 4 verlangt Maßnahmen, die zum Vorwissen und zu den Aufgaben der Beteiligten passen. Ein Team, das Kundenmails vorbereitet, muss andere Fehler erkennen können als eines, das Bewerbungen bearbeitet.

„Betrifft mich das überhaupt?"

Ehrliche Antwort: Wenn Sie keine KI nutzen und Ihre Leute auch nicht, dann nein.

Jetzt die Gegenfrage: Wissen Sie das? In den letzten zwölf Monaten habe ich mit Dutzenden Betrieben gesprochen. In fast jedem nutzte mindestens ein Mitarbeiter privat ChatGPT für Dienstposten — für Angebote, Kundenmails oder Excel-Formeln. Ohne Bösartigkeit, einfach weil's praktisch ist. Das ist Schatten-KI. Die gibt es in Ihrem Betrieb genauso wie in jedem anderen.

Die Frage ist also nicht ob, sondern ob Sie es steuern. Oder ob Sie es laufen lassen und hoffen.

Der Montagmorgen-Plan: 4 Dinge, ein Nachmittag

  1. Inventar (30 Minuten). Fragen Sie in der Runde: Wer nutzt was wofür? Keine Abmahnung androhen — Sie wollen die Wahrheit und kein Schweigen. Ergebnis: eine Liste mit drei Spalten. Tool, Nutzer, Zweck.

  2. Richtlinie (45 Minuten). Eine Seite, keine Rechtsabteilung. Was darf in KI-Tools (interne Vorlagen, öffentliche Infos), was nie (Kundendaten, Personalien, Angebote mit Preisen). Die Postkarten-Regel hilft: Was Sie nicht auf eine Postkarte schreiben würden, gehört nicht in eine US-Cloud-KI.

  3. Kurzschulung (45 Minuten). Gehen Sie mit dem Team einen echten Arbeitsablauf durch. Welche Angaben dürfen rein? Wie prüft jemand die Antwort? Wer gibt das Ergebnis frei? Halten Sie Themen und Teilnahme fest.

  4. Hinweise prüfen (30 Minuten). Schauen Sie zuerst auf die Stellen, an denen Kunden direkt mit KI interagieren. Prüfen Sie dann, ob bei Ihren veröffentlichten Inhalten eine Offenlegung erforderlich ist.

Vier Punkte, ein Nachmittag. Danach haben Sie eine Liste der eingesetzten Werkzeuge und wissen, wo Ihr Team Regeln oder Übung braucht.

Die ehrliche Einordnung

Muss jetzt jemand in Panik verfallen? Nein. Die Aufsicht nimmt sich zuerst die Großen vor und die offensichtlichen Bösen. Aber die Richtung steht: KI-Nutzung ohne Struktur kippt von „locker" nach „teuer". Zwei Nebenwirkungen sollten Sie noch kennen: Versicherungen fragen bei Schadensfällen inzwischen nach KI-Nutzung. Und der Betriebsrat findet das Thema, bevor Sie es tun.

Der intelligente Move nimmt die Pflicht als Anlass. Wer seine KI-Nutzung sauber erfasst, merkt nämlich nebenbei, wo ihm die KI wirklich Geld spart. Und wo sie nur Strom frisst.

Sie wollen das Thema vom Tisch, sauber und dokumentiert, ohne Juristen-Deutsch? Ich helfe Mittelständlern in der Region genau dabei: KI-Inventar, Richtlinie, Belegschafts-Schulung und On-Premise-KI, bei der Datenschutz keine Glaubensfrage ist. Schreiben Sie mir das Wort GECKO. Wir reden eine halbe Stunde, unverbindlich, Klartext.

Und wenn Sie erstmal selbst checken wollen, wo Ihr Betrieb steht: Unser kostenloser IT-/KI-Readiness-Check gibt Ihnen in 3 Minuten ein ehrliches Bild — inklusive der Frage, ob Ihre Compliance-Hausaufgaben gemacht sind.

Übrigens: Dieser Text entstand mit KI-Unterstützung und wurde von einem Menschen geprüft. Sehen Sie, so einfach geht Kennzeichnung. 😄