Schluss mit Abtippen. Wiederkehrende Abläufe auf Autopilot.
Ob eingehende Kundenanfragen, Belegprüfung, Auftragsdaten oder interne Freigaben: Wir verbinden Ihre bestehenden Programme zu einem verlässlichen digitalen Workflow – damit Ihr Team keine Zeit mehr mit manuellem Copy-Paste verliert.
Ihre Systeme arbeiten endlich Hand in Hand.
In vielen Betrieben sind die Mitarbeiter das menschliche Verbindungskabel zwischen E-Mail-Postfach, Excel-Listen, Ordnerstruktur und Branchensoftware. Wir ersetzen diese fehleranfällige Handarbeit durch saubere digitale Übergaben.
Ein sinnvoller Einstieg, wenn …
- Daten mehrfach von Hand übertragen werden: Ihr Team kopiert täglich Informationen zwischen E-Mails, PDFs, Tabellen und Ihrer Software hin und her.
- Wiederkehrende Anfragen unnötig aufhalten: Standard-Anfragen, Terminwünsche oder Angebotsvorbereitungen kosten jedes Mal wertvolle Minuten, obwohl das Muster immer gleich ist.
- Sie Automatisierung mit Sicherheitsnetz wollen: Sie möchten Routinearbeit beschleunigen, bei wichtigen Entscheidungen (wie dem finalen Versand an den Kunden) aber weiterhin selbst den Daumen heben.
So entsteht Ihr Ergebnis.
Zeitfresser genau durchleuchten
Wir schauen uns Ihren aktuellen Ablauf im Detail an: Was löst den Vorgang aus, welche Programme sind beteiligt und wo hakt es bisher im Alltag?
Systeme & Regeln verbinden
Wir verknüpfen die passenden Schnittstellen (APIs), hinterlegen feste Geschäftsregeln und binden dort, wo Texte oder Dokumente verstanden werden müssen, gezielt KI ein.
Auf Herz und Nieren testen
Bevor der Workflow live geht, prüfen wir gemeinsam sowohl den Normalfall als auch Sonderfälle (z. B. unvollständige Kundenangaben), damit im Betrieb nichts durchrutscht.
Beispielablauf: Eingehende Kundenanfrage automatisieren
Anfrage geht per Mail oder Formular ein
Ein Interessent schickt eine Anfrage über Ihre Website oder per E-Mail. Der Workflow erkennt den Eingang sofort im Hintergrund – ohne dass jemand das Postfach prüfen muss.
Daten auslesen & Antwort vorbereiten
Das System liest die wichtigsten Eckdaten aus, gleicht sie mit Ihren hinterlegten Informationen oder Preislisten ab und legt automatisch einen fertigen Antwort- oder Angebotsentwurf an.
Ihr Team prüft und gibt frei
Die zuständige Person erhält den Entwurf und sieht, welche Angaben noch fehlen. Ihr Team prüft Leistungen, Preise und offene Fragen und gibt den Versand frei.
Vom Kundentermin zum prüfbaren Angebotsentwurf.
Ihre Sprachnotiz oder Kundenanfrage wird zu einem Entwurf in Ihrer bestehenden Angebotsvorlage. Fehlende Angaben werden markiert. Ihr Team prüft Leistungen und Preise vor dem Versand.
Was wir im Pilot vereinbaren
- Ein Eingangskanal, eine Vorlage und ein Zielsystem.
- Ein fester Projektpreis nach Klärung der Schnittstelle.
- Ein Zeitvergleich an typischen Vorgängen, inklusive Prüfung und Korrekturen.
Ob ein Workflow nur intern Entwürfe vorbereitet oder Nachrichten direkt versendet, legen wir vorab exakt mit Ihnen fest. Welche Software-Zugänge, Schnittstellen und Freigabeschritte enthalten sind, steht vor Projektstart transparent im Festpreis-Angebot.
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung
Muss in jedem automatisierten Schritt künstliche Intelligenz (KI) stecken?
Überhaupt nicht – und oft ist das auch gar nicht sinnvoll. Wo klare „Wenn-Dann-Regeln“ ausreichen (z. B. Daten von A nach B übertragen, Ordner anlegen, Zahlen berechnen), nutzen wir klassische, 100 % berechenbare Workflow-Logik. KI schalten wir nur dort gezielt dazu, wo offene Texte, E-Mails oder PDFs inhaltlich verstanden und zusammengefasst werden müssen.
Was passiert, wenn ein Kunde unvollständige oder ungewöhnliche Angaben schickt?
Kein guter Workflow rät ins Blaue hinein. Für unvollständige Daten oder Sonderfälle bauen wir eine klare „Weiche“ ein: Das System markiert den Vorgang, stoppt die Automatik an dieser Stelle und leitet ihn sauber an die zuständige Person in Ihrem Team weiter.
Welche Programme und Systeme können Sie miteinander verbinden?
Nahezu alle modernen Anwendungen, die über eine Schnittstelle (API, Webhook, E-Mail/IMAP oder Datenbank) verfügen – von Microsoft 365, Google Workspace, CRM- und ERP-Systemen bis hin zu Branchensoftware und Ihrem eigenen GeckoAI-Mitarbeiter. Die technische Umsetzung erfolgt meist über datensichere, selbst gehostete Workflow-Systeme (wie n8n) auf deutschen Servern.
Was kostet die Automatisierung eines Ablaufs?
Wir starten bewusst mit einem einzelnen, klar umrissenen Prozess zum verbindlichen Festpreis. Im kostenlosen 15-Minuten-Erstgespräch schätzen wir den Aufwand für die gewünschten Schnittstellen ein – so wissen Sie vorab auf den Euro genau, ab wann sich die eingesparte Arbeitszeit für Sie rechnet.
Welcher manuelle Ablauf nervt Ihr Team im Alltag am meisten?
Schildern Sie uns in zwei, drei Sätzen, welche Schritte Sie heute noch von Hand erledigen. Wir prüfen kostenfrei, ob und wie sich der Vorgang sauber automatisieren lässt.